مرحله اول: فهرست اولیه
هر دو خانواده جداگانه نامها را بنویسند و سپس موارد تکراری را ادغام کنند. در این مرحله هنوز حذف یا مذاکره نکنید؛ هدف ساختن تصویر کامل است.
- خانواده نزدیک
- بستگان
- دوستان
- همکاران
- همسایهها یا آشنایان ضروری
مرحله دوم: گروهبندی
برای هر نام، گروه، تعداد افراد خانواده، شهر محل سکونت و احتمال حضور را ثبت کنید. دستهبندی تصمیمگیری را منصفانهتر و پیگیری را سادهتر میکند.
- فهرست قطعی
- فهرست در انتظار ظرفیت
- دعوت خانوادگی یا فردی
- نیاز به اقامت یا هماهنگی سفر
- مهمان کودک
مرحله سوم: تعیین ظرفیت هر دعوت
عبارت «با خانواده» میتواند برداشتهای متفاوت ایجاد کند. ظرفیت را پیش از ارسال دعوت تعیین کنید و اگر مراسم محدود است، آن را محترمانه در دعوت بنویسید.
مرحله چهارم: ارسال و ثبت پاسخ
تاریخ ارسال، وضعیت تحویل و پاسخ را کنار نام مهمان نگه دارید. پاسخهای واتساپ، تماس و حضوری اگر در یک فهرست ثبت نشوند بهسرعت پراکنده میشوند.
- دعوت ساخته شد
- ارسال شد
- حاضر
- غایب
- در انتظار پاسخ
- نیازمند پیگیری
مرحله پنجم: کنترل نهایی
چند روز پیش از اعلام تعداد به تالار، پاسخها را مرور کنید، همراهان را جمع بزنید و فقط افراد بیپاسخ را پیگیری کنید. کمی ظرفیت برای تغییرات ناگهانی در نظر بگیرید.
حریم خصوصی فهرست
شماره تماس مهمانها را در فایلهای عمومی یا گروههای پیامرسان منتشر نکنید. دسترسی را محدود نگه دارید و پس از پایان نیاز اجرایی، اطلاعات غیرضروری را حذف کنید.